Zeker als je geen doorgewinterde projectmanager bent en aan het begin van je ‘projectmanagementreis’ staat, kan er nogal veel op je afkomen.
In dit artikel delen we de basics met je. Projectmanagement kan heel gecompliceerd worden als je het niet goed aanpakt, dus het lezen van dit artikel is een mooie eerste stap.
Om direct goed te beginnen, hierbij de componenten die ieder project moet hebben:
- Doel: wat probeer je te bereiken?
- Tijdlijn: binnen welke periode probeer je dat te bereiken?
- Budget: hoeveel mag het bereiken van het doel kosten?
- Stakeholders: wie zijn de spelers (mensen of bedrijven) met belang in dit project?
- Projectmanager: wie gaat ervoor zorgen dat alles in goede banen wordt geleid?
- Scope: waar gaat de aandacht naar uit?
Weet ook dat projecten géén routinematige dingen zijn. Dagelijkse, operationele taken en onderhoud zijn geen projecten omdat ze geen vooraf bepaalde start- en einddatum hebben.
Waar moet je beginnen wanneer je een project wil managen?
Er zijn aardig wat dingen die je moet regelen voor je überhaupt met een project kunt beginnen. Het doornemen en bepalen van de hierboven genoemde componenten is een goede eerste stap. Daarmee bepaal je de scope – nu begrijp je onze bedrijfsnaam waarschijnlijk ook. Je weet wat er gedaan moet worden, wanneer het af moet zijn, wie belangrijke personen zijn in het proces en welk budget ervoor beschikbaar is.
Daarna is het tijd om werkzaamheden in te plannen. Maar dat gaat niet zonder dat je op de hoogte bent van de fasen van projectmanagement. Ook die behoren tot de basics. Hoeveel fasen er zijn, tja, dat is wat lastig. Ieder bedrijf heeft weer eigen standaarden. Bij Getscope maken we gebruik van vier fasen die genoeg variatie bieden, maar het toch overzichtelijk houden.
Dat is ook direct de valkuil. Wanneer je te veel of te weinig fasen gebruikt, wordt het geheel onoverzichtelijk. Wij zien deze vier fasen als de ideale verdeling.
De fases van projectmanagement
Een van de basics van projectmanagement is het begrijpen van de verschillende fasen. Dat helpt je met het uitplannen van je project. Bij Getscope definiëren we er vier:
- Initiëren: het doel van deze fase is het definiëren van het project. Dat begint met het uitwerken van de eerdergenoemde componenten, maar denk ook aan het zoeken naar stakeholders en eventuele investeerders.
- Plannen: in deze fase stippel je de routekaart uit die iedereen binnen het project zal volgen. Dit betreft dus een algemene route, het project van begin tot eind. Daarnaast maak je taken aan voor individuele teamleden, zoek je uit wat voor mensen je nodig hebt en start je de zoektocht naar professionals die bij kunnen dragen aan het succes van het project.
Om je een voorbeeld te geven: toen wij Getscope aan het opzetten waren en daarvoor een project aanmaakten, kwamen we erachter dat we minimaal twee fulltime developers nodig hadden om binnen de gestelde deadline live te gaan. Door deze fase heb je alle benodigde professionals ‘aan boord’ voor het daadwerkelijke project start. Zo voorkom je vertraging!
- Uitvoeren en controleren: in deze fase gaat iedereen aan de slag en worden deliverables gecreëerd. De projectmanager monitort en meet de prestaties van het team om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft.
- Afsluiting: het project wordt afgerond en jullie plannen een post mortem in om te leren van gemaakte fouten. Daarna wordt het project overgedragen aan een ander team dat het zal onderhouden of alle deliverables worden geïmplementeerd.
Waarom is projectmanagement zo belangrijk?
Projectmanagement wint het de laatste jaren niet voor niets aan populariteit. In steeds meer sectoren, met name in de creatieve sector, wordt er alleen nog maar op projectbasis gewerkt. Zowel met klanten als intern. Dat heeft voordelen, mits je alles goed inregelt en ervoor zorgt dat het projectmanagement van topniveau is. Zonder goed projectmanagement ontstaan er veel losse eindjes, worden taken niet afgerond en maakt het bedrijf aan het einde van de rit te weinig impact.
Om dat te voorkomen, is het belangrijk te benoemen waarom projectmanagement zo belangrijk is. Hieronder een aantal redenen:
Meer efficiëntie
Door goed projectmanagement worden problemen snel opgelost. De manager ziet in wanneer teamleden tegen problemen aan lopen, schuift de juiste mensen naar voren en zorgt er zo voor dat deadlines niet in gevaar komen.
Verbeterde samenwerking tussen teams
Het opzetten van grootschalige projecten vraagt om inzichten vanuit verschillende afdelingen en professionals. Dit verbetert de onderlinge samenwerking. Plotseling werken professionals binnen het bedrijf samen die elkaar eerder alleen tijdens pauzes zagen of bij de koffieautomaat. Dat verbetert de samenwerking tussen verschillende afdelingen én het kennisniveau binnen de organisatie.
Identificeren en beëindigen van taken die geen relevante bedrijfswaarde hebben
Het komt zonder goed projectmanagement te vaak voor dat projectleden alles aangrijpen om maar goed over te komen. Ideeën die tijdens een meeting ter sprake komen, worden direct na de meeting uitgevoerd. Door goed projectmanagement worden dit soort ideeën in een backlog geplaatst en worden ze pas uitgevoerd wanneer daar tijd voor is. Teamleden werken alleen aan essentiële taken waardoor er meer en vooral sneller impact wordt gemaakt.
Hoe kan het managen van je creatieve projecten voordelig zijn voor het eindresultaat
Het managen van creatieve en side projects, mede doordat je nu de projectmanagement basics kent, heeft positieve gevolgen voor het eindresultaat. Wie de vier eerdergenoemde fasen doorloopt en de componenten voor zichzelf uitwerkt, komt tot een compleet en vooral goed te managen project. Ieder teamlid weet wat ervan hem of haar wordt verwacht en de gestelde deadlines zijn helder en behapbaar.
Door die duidelijkheid ontstaan er gaandeweg veel minder problemen. En alleen al vanwege het kostenplaatje is het interessant om je creatieve projecten goed te managen. Met goed projectmanagement houd je grip op de kosten en kwaliteit, win-win!
Hoe alle creatieve projecten met onze project tool gemanaged kunnen worden
Getscope is een alles-in-één tool die zich specifiek richt op creatieve teams. Door de jaren heen hebben onze founders veel projecten gemanaged, maar altijd met tools die hun beperkingen hadden. Dat moest anders kunnen.
Onze tool bevat alleen de benodigde elementen die nodig zijn om jouw creatieve project tot een succes te maken. Daarnaast hebben we vooraf ingestelde workflows voor je klaargezet en een flinke set features ontwikkeld die jouw project naar het volgende niveau tillen.
We kunnen je overtuigen, maar we vinden het mooier als onze tool dat doet. Probeer Getscope nu tijdelijk gratis uit en ervaar het zelf.
