Waarom je Excel beter niet kan gebruiken om je project te managen?

Excel is als een Zwitsers zakmes op kantoor. Je kunt er alles mee. Of toch niet?

Vanwege de flexibiliteit is het programma mateloos populair in het bedrijfsleven. De afgelopen decennia heeft het menig calculator doen verdwijnen uit kantoorgebouwen. Maar er zijn ook aardig wat dingen die beter gedaan kunnen worden met andere, specifieke tools. Projectbeheer is een van die dingen.

Het programma is vaak het antwoord wanneer bedrijven een hulpmiddel zoeken voor projectmanagement. De redenen zijn logisch:

• Veel bedrijven gebruiken Microsoft 365, waar Excel onderdeel van is. Daardoor hoeven ze niet te investeren in iets anders en het voelt vertrouwd om met Excel projecten aan de slag te gaan.
• De meeste personeelsleden hebben op zijn minst een basiskennis van hoe het werkt. 
• Mensen vinden het omarmen van onbekende oplossingen vaak wat lastig en blijven daardoor graag bij het oude.
• Het implementeren van een professionele projecttool kost tijd en moeite. Die hebben we voor ons gevoel vaak niet.

En als je slechts een aantal, niet complexe projecten te managen hebt, denk je niet zo snel na over een professionele projecttool. Tot het allemaal wat gecompliceerder wordt. Hieronder een paar nadelen (en redenen) waarom je projecten niet zou moeten managen in Excel.

De nadelen van Excel voor het managen van je projecten

1. Het neemt veel tijd in beslag (met name onderhoud)

Het opzetten van een Excel spreadsheet waarin alle formules kloppen en die voldoet aan de projectvereisten is op z’n minst tijdrovend. Maar dat is nog niet eens zo vervelend. Zeker voor iemand die heel vaardig is met Excel kan het zelfs een leuke klus zijn.

Tot er dingen in het project veranderen. Het wijzigen van details in een spreadsheet is lastig en het bijhouden van een bestand kost veel tijd. Ieder bedrijf dat efficiëntie hoog in het vaandel heeft, gebruikt Excel niet voor haar projecten.

2. Voortgang van projecten monitoren is ongekend lastig

Hoe zie je wie waarmee bezig is? Hoe ver zij zijn met een onderliggend project of bepaalde taken binnen die projecten? In Excel is het bijna onmogelijk. Je krijgt geen goed overzicht van alle openstaande taken. Menig projectplan is ook nog eens te groot om in één view te stoppen. 

Daarnaast heb je verschillende spreadsheets nodig voor aspecten van je project zoals kosten en urenregistratie. Teamleden zullen constant moeten veranderen tussen verschillende tabbladen. Ook dat is volgens ons inefficiënt.

3. Samenwerken is lastig

Anderen niet kunnen taggen en geen reacties achter kunnen laten op vragen binnen taken vergroot de kans op miscommunicatie. En die kans wordt alleen maar groter naarmate er meer mensen aan een project werken. Je weet niet wie verantwoordelijk is voor het checken van taken en opgeleverde documentatie. Lang verhaal kort: projectmanagement binnen Excel is onduidelijk en maakt effectief samenwerken bijzonder lastig. 

4. Rapporteren is lastig

Excel heeft geen ingebouwde rapportagefuncties. En dat is vervelend als je zo nu en dan moet rapporteren aan bijvoorbeeld leidinggevenden of een opdrachtgever. Om een rapport te maken, moet je zelf aan de slag met de opmaak van grafieken en tabellen. Om een Gantt Chart op te maken in excel  heb je aardig wat kennis van het programma nodig.

Je moet dus zelf alle data bij elkaar zoeken en daar een overzichtelijk rapport van maken. Allemaal handmatig werk waar waardevolle uren in gaan zitten die je, als je met een projecttool werkt, aan taken kunt spenderen die meer impact maken. 

5. Excel heeft geen project specifieke functionaliteiten

Het programma Excel is van origine niet gemaakt voor projectmanagement. Daarom beschikt het ook niet over project specifieke functionaliteiten en dat is een groot gemis. Voor het plannen van projecten kun je er misschien nog wat aan hebben, maar het managen is een ander verhaal. Voor projectmanagement heb je deze features in ieder geval nodig:

• Een project type of methodiek
• Bijhouden van tijd (uren) en uitgaven
• Notificaties van teamleden
• Toe kunnen wijzen van taken aan teamleden

Excel biedt die opties niet. Om een taak toe te wijzen aan iemand moet je met verschillende kleuren gaan werken. Voor kleine projectjes is dat nog te doen, voor serieuze projecten met enige omvang niet.

Wanneer schakel je over van Excel naar een projecttool voor projectmanagement?

Wanneer het onderhouden van de spreadsheet een terugkerende taak wordt binnen het project, weet je dat het tijd is voor een professionele projecttool. Het is sowieso raadzaam om, mocht je regelmatig op projectbasis werken of dit gewoon serieus aan willen pakken, over te schakelen op een projecttool. Het verbetert niet alleen de samenwerking en efficiëntie, het heeft ook een positief effect op de uiteindelijke kwaliteit. 

Wanneer jullie team beter samenwerkt, leidt dat tot betere (digitale) producten. En, misschien wel even belangrijk, deadlines worden een stuk minder snel overschreden. Dat zorgt weer voor tevredenheid bij klanten of leidinggevenden. 

Hoe Getscope een goed alternatief kan zijn voor het managen van je Excel projecten

Dan heb je de keuze gemaakt om met een projecttool te gaan werken in plaats van Excel, kom je wéér voor een belangrijke keuze te staan: welke tool kies je? Er zijn talloze varianten beschikbaar en ze hebben allemaal unieke eigenschappen. Met Getscope willen we het anders doen dan de gevestigde orde. Onze tool is gebouwd door projectmanagers die features misten bij de welbekende tools. 

Hieronder vind je wat redenen waarom andere professionals voor ons kiezen:

• Heel snel werken. Getscope heeft handige templates en digitale omgevingen binnen de tool die al voor je geconfigureerd zijn. Zo hebben we bijvoorbeeld een usecase voor marketing, development en creatieve projecten.
• Snel veranderen van methodes. Wil je even een Gantt overview zien voor je aan de slag gaat met het verdelen van taken in een Kanban board? Met één klik op de knop schakelt het systeem om. 
• Tevreden en gerustgestelde klanten. Menig klantrelatie wordt verbroken omdat het vertrouwen in de ander is verdwenen. Voorkom dat door samen met je klanten in Getscope te werken. Geef ze toegang tot Getscope met een beperkt account en laat ze realtime zien waar jullie mee bezig zijn en de prestaties monitoren. 
• Teamspirit. Visualiseer de planning en strategie en laat iedereen in je team zien waar je naartoe werkt. Jullie werken samen aan iets waar jullie straks trots op kunnen zijn.

Daarnaast biedt Getscope je dat wat Excel niet doet: rust en overzicht. Je krijgt notificaties als teamleden iets afronden of vragen hebben, uren kunnen bijgehouden worden en je wijst eenvoudig taken toe aan één of meerdere teamleden. Kortom, alles wat je nodig hebt om projecten tot een succes te brengen. 

Ontdek nu 30 dagen gratis wat een projecttool voor je kan betekenen met onze proefperiode. Bevalt het je niet? Dan zeg je je proefabonnement gewoon op zonder dat we je vragen stellen. Daar houden we zelf namelijk ook niet van.